Đối với công tác hậu kiểm, Agribank chi nhánh huyện Châu Thành tỉnh Tiền Giang tổ chức và thực hiện theo Quyết định 150/QĐ-HĐTV-TCKT về Quy định hậu kiểm trong hệ thống Agribank và Quyết định 312/QĐ-NHNo-TCKT về Quy trình hậu kiểm trong hệ thống Agribank. Tại trung tâm của chi nhánh và phòng giao dịch trực thuộc đều thành lập bộ phận Hậu kiểm, nhiệm vụ cụ thể bao gồm: đối chiếu, kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh từ các giao dịch; quản lý, kiểm tra, kiểm soát tài khoản kế toán tổng hợp; kiểm tra tính khớp đúng giữa các loại báo cáo kế toán; quản lý, lưu trữ toàn bộ chứng từ kế toán; đề xuất với Giám đốc xử lý những sai sót phát hiện qua hậu kiểm. Tuỳ theo từng loại nghiệp vụ, việc hậu kiểm có thể thực hiện theo một trong hai cấp độ hậu kiểm tổng hợp hoặc hậu kiểm chi tiết hoặc kết hợp cả hai.
Hậu kiểm tổng hợp thực hiện trước hậu kiểm chi tiết, tập trung, ưu tiên hậu kiểm chi tiết đối với các giao dịch có giá trị lớn, giao dịch nghi ngờ, giao dịch tiềm ẩn nhiều rủi ro. Hậu kiểm tổng hợp được thực hiện bởi Tổ trưởng, hoàn thành ngay trong buổi sáng ngày làm việc tiếp theo với yêu cầu nắm bắt được tình hình biến động số liệu kế toán của chi nhánh, xác định các giao dịch nghi ngờ, các số liệu phát sinh bất thường so với thực tế giao dịch hàng ngày của đơn vị, các sai sót trong hạch toán kế toán có thể phát hiện thông qua báo cáo kế toán, báo cáo hậu kiểm tổng hợp nhằm phát hiện sớm các sai sót hoặc xác định các giao dịch cần phải kiểm soát trước.
Hậu kiểm chi tiết phải hoàn thành chậm nhất trong vòng 03 ngày làm việc tiếp theo sau khi kết thúc ngày giao dịch, phải đảm bảo kiểm soát được phần lớn rủi ro có thể xảy ra, kiểm soát lại các giao dịch nghi ngờ, xác định nguyên nhân để chỉnh sửa khắc phục kịp thời. Ưu tiên hậu kiểm chặt chẽ đối với các giao dịch sau:
- Các giao dịch có chênh lệch, sai sót, có yếu tố nghi ngờ phát hiện khi hậu kiểm tổng hợp hoặc các chênh lệch trên báo cáo cuối ngày của bộ phận nghiệp vụ.
- Các giao dịch chỉ có chứng từ ghi sổ mà không có chứng từ gốc làm căn cứđể hạch toán ghi sổ hoặc kiểm tra kỹ tính chất, nội dung giao dịch nếu không có chứng từ gốc kèm theo như giao dịch chi bổ sung lãi tiền gửi, …
- Các giao dịch có dấu hiệu cạo sửa, tẩy xóa, giả mạo chữ ký, giao dịch liên chi nhánh có dấu hiệu bất thường.
- Các giao dịch của khách hàng có tần suất giao dịch nhiều, giá trị giao dịch lớn, có yếu tố bất thường lặp đi lặp lại nhều lần, giao dịch tiềm ẩn rủi ro cao.
- Các giao dịch hủy, giao dịch điều chỉnh và các giao dịch lùi ngày giá trị. - Các giao dịch có thời gian thực hiện bất thường (giao dịch đầu giờ sáng, cuối giờ trưa, trong giờ nghỉ...), thực hiện bằng các tên đăng nhập lạ.
- Các giao dịch vượt hạn mức tiền mặt, hạn mức giao dịch, hạn mức phê duyệt.
- Các giao dịch chuyển, gửi, rút tiền từ hoặc vào chính tài khoản của giao dịch viên, kiểm soát viên.
- Các giao dịch được thực hiện bởi cá nhân hay tổ chức liên quan đến chính sách cấm vận hay tài sản bất hợp pháp mà thông tin đại chúng đã đăng tải hoặc có văn bản chỉđạo báo cáo bất thường.
- Các giao dịch nghi vấn khác.
Các sai sót phát hiện qua công tác hậu kiểm phải được xử lý kịp thời. Đối với các sai sót liên quan đến số tiền và tài khoản hạch toán: phải thực hiện xử lý ngay khi nhận được thông báo sai sót. Đối với các sai sót khác phải thực hiện xử lý sớm nhất từ khi nhận được thông báo lỗi.
o Về tổ chức công tác hậu kiểm: Theo quy định, bộ phận hậu kiểm thuộc bộ phận Kế toán ngân quỹ, độc lập với bộ phận giao dịch; Bộ phận hậu kiểm phải được bố trí đủ cán bộđể đảm bảo hoàn thành được chức năng nhiệm vụ; Cán bộ hậu kiểm phải đáp ứng đủ tiêu chuẩn và điều kiện đối với vị trí công việc được giao; Cán bộ hậu kiểm không được phép tham gia vào quá trình nhập, kiểm soát, phê duyệt giao dịch mình hậu kiểm. Nếu cán bộ hậu kiểm là kiêm nhiệm thì phải thực hiện hậu kiểm chéo, nghĩa là không được hậu kiểm các giao dịch do mình phê duyệt.
o Về nội dung hậu kiểm: bắt buộc phải kiểm tra các yếu tố theo hướng dẫn chi tiết tại phụ lục 1 và phải kiểm tra 100% chứng từ giao dịch, đặc biệt chú ý đến chữ ký khách hàng và các thông tin xác thực về khách hàng nhằm tránh giả mạo, gian lận. Tuy nhiên, đối với một số phân hệ nghiệp vụ đặc thù như hồ sơ mở tài khoản tiền gửi khách hàng, hồ sơ mua bán ngoại tệ thì không yêu cầu bắt buộc phải hậu kiểm. Đối với chữ ký, phải kiểm tra 100% mẫu dấu, chữ ký của khách hàng, chú ý tập trung vào các giao dịch có số tiền gửi lớn, các giao dịch có dấu hiệu nghi ngờ.
o Về phạm vi kiểm soát: nếu như trước đây phải hậu kiểm 100% các giao dịch phát sinh trên các tài khoản tiền gửi thì hiện tại chỉ thực hiện hậu kiểm chi tiết 100% đối với các giao dịch tài chính do GDV thực hiện có chứng từ kèm theo. Còn các giao dịch do hệ thống tự thực hiện trên cơ sở các dữ liệu đầu vào do giao dịch viên khai báo chỉ hậu kiểm 100% ban đầu, không hậu kiểm giao dịch phát sinh định kỳ.
o Về chất lượng cán bộ Hậu kiểm: lực lượng cán bộ Hậu kiểm 100% trình độ đại học chính quy chuyên ngành kinh tế, tài chính, ngân hàng, đa số các cán bộ hậu kiểm là trưởng, phó phòng có nhiều năm kinh nghiệm thực tiễn và có thời gian làm việc khá lâu tại Agribank chi nhánh huyện Châu Thành tỉnh Tiền Giang. Tuy nhiên, sự gia tăng số lượng giao dịch tương ứng với sự gia tăng quy mô huy động vốn là áp lực rất lớn đối với bộ phận giao dịch khách hàng cũng như bộ phận hậu kiểm.
o Về chất lượng công tác hậu kiểm: với số lượng giao dịch ngày càng tăng gây áp lực lớn đối với bộ phận giao dịch khiến số lượng sai phạm có xu hướng gia tăng. Qua các báo cáo về công tác hậu kiểm, các sai phạm mắc phải đa phần chủ yếu là sai sót về chế độ chứng từ kế toán, có thể khắc phục lỗi nhanh chóng (khoảng hơn 90%), còn các sai sót nghiêm trọng hơn, cần phải xử lý trách nhiệm (thu sai phí, hạch toán sai số tiền, sai loại tiền tệ, hạch toán sai tài khoản khách hàng,...) thì ngày càng giảm về số lượng và tỷ trọng (khoảng 10%) trong tổng số sai phạm phát hiện.
Mặc dù đã rất nỗ lực trong công tác kiểm soát nội bộ, tuy nhiên vẫn còn trường hợp vi phạm bị bỏ sót bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của Chi nhánh do lực lượng hậu kiểm quá ít, chủ yếu là kiêm nhiệm nên việc hậu kiểm chưa sâu sát, chưa đạt chất lượng so với yêu cầu. Tuy số lượng rất nhỏ nhưng cũng là dấu hiệu đáng lưu ý về chất lượng công tác kiểm soát nội bộ.
o Về công tác tổng hợp, theo dõi lỗi phát hiện qua công tác hậu kiểm: hằng ngày bộ phận Hậu kiểm đều thống kê và lập báo cáo lỗi gửi các bộ phận nghiệp vụ để rà soát và khắc phục lỗi. Sau khi nhận được Báo cáo lỗi, hầu hết các bộ phận đều có ý thức trong việc xử lý và khắc phục sai sót. Báo cáo hậu kiểm năm 2019 cho thấy, đối với các sai sót liên quan đến khách hàng: 69% bộ phận giao dịch khắc phục sai sót ngay trong ngày nhận được thông báo lỗi, 31% còn lại khắc phục sau từ 01 ngày làm việc. Đối với các sai sót liên quan đến bề mặt chứng từ, 72% bộ phận giao dịch khắc phục sai sót trong ngày nhận được sai sót, 28% còn lại khắc phục sau từ 01 ngày sau khi nhận được thông báo.